Diagrami poteka so idealen pripomoček za razbijanje težko razumljivih procesov v niz enostavnih konceptov. Ustvarjanje pravega diagrama poteka bo uravnotežilo informacije, potrebne za njihovo posredovanje, in enostavnost, s katero jih je mogoče posredovati. Upoštevajte ta priročnik, da ustvarite diagram poteka v Excelu in Wordu.
Korak
Metoda 1 od 3: Oblikovanje koncepta
Korak 1. Zapišite osnovni koncept
Ključ do uspešnega diagrama poteka je, da je enostaven za branje. Prepričajte se, da so osnovni pojmi zapisani in da je razvoj konceptov razložen v preprostih korakih.
Prepričajte se, da imate na načrtu grafikona posebno končno točko. To bo olajšalo branje grafikona
Korak 2. Odločite se, ali izberete standardno ali plavalno obliko
Standardni diagrami poteka razčlenijo procese glede na ključne koncepte in zahtevane ukrepe. Če imate v diagramu poteka v proces vključenih več skupin, vam lahko plavajoča oblika pokaže, kdo bi to moral narediti. Vsak korak diagrama poteka je postavljen v »pas« (imenovano tudi pot) skupine, odgovorne za dokončanje naloge (trženje, prodaja, kadrovska služba itd.).
- Swimlane ima običajno vodoravno ali navpično obliko. Izhodišče je zgornji levi kot grafikona.
- Swimlane je težko oblikovati, če obstaja več konceptov, ki morajo potovati naprej in nazaj med oddelki. To bo pokvarilo grafikon.
Korak 3. Ustvarite diagram poteka
Preden začnete načrtovati diagram poteka s programsko opremo, ga narišite na kos papirja. Osnutek postavite na vrh in razširite tabelo pod njim.
- Večina diagramov poteka deluje na osnovnih binarnih načelih. Ko pride do variacijskega procesa, se bralcu predstavi vprašanje Da ali Ne (znano tudi da ali ne). Odgovor bo bralca vodil do ustreznega koncepta.
- Uporabite različne oblike za predstavitev različnih vrst konceptov ali odločitev. Dodajanje vizualnih znakov bo pomagalo pri branju in razumevanju.
Korak 4. Izolirajte zapletene procese
Če območja diagrama poteka postanejo preveč gosta, podprocese razdelite v nov diagram poteka. Dodajte polje kot sklic na podproces v izvirnem diagramu poteka in bralcu pustite, da se vrne, ko gre skozi razširjeni razdelek.
Metoda 2 od 3: Ustvarjanje diagrama poteka v Excelu
Korak 1. Naredite mrežo
Excelovi delovni listi so privzeto oblikovani tako, da imajo celice širše, kot so visoke. Če želite, da je enotna, nastavite velikost celice na kvadrat. Če želite to narediti, kliknite gumb Izberi vse celice, ki se nahaja v zgornjem levem kotu delovnega lista.
- Z desno miškino tipko kliknite naslov vsakega stolpca in v meniju izberite Širina stolpca. Vnesite 2.14 v polje in pritisnite Enter. Tako se vse celice spremenijo v popoln kvadrat.
- Aktivirajte Snap to Grid iz menija Align na Layout ali Layout Layout. Tako bo ustvarjeni predmet spremenjen v velikost, tako da se prilega mreži in ustvari enotno obliko.
Korak 2. Prilagodite robove
Če izvozite delovni list v Word ali drug program, se prepričajte, da so robne črte poravnane. V meniju Robovi na postavitvi strani ali postavitvi prilagodite robove tako, da se ujemajo s programsko opremo za izvoz grafikonov.
Orientacijo dokumenta (pokončno ali ležeče) lahko prilagodite z menijem Orientation na zavihku Layout. Diagram poteka od leve proti desni mora biti v ležečem formatu
Korak 3. Ustvarite obliko
Kliknite zavihek Vstavljanje in izberite meni Oblike. Izberite obliko, ki jo želite ustvariti, in nato z miško narišite velikost polja. Ko ustvarite obliko, lahko spremenite njeno barvo in slog črte z orodji na zavihku Oblika, ki se odpre.
Korak 4. Dodajte besedilo
Če želite obliki dodati besedilo, kliknite na sredino oblike in začnite tipkati. Pisavo in slog lahko nastavite na zavihku Domov. Prepričajte se, da je besedilo kratko in jedrnato, in da ga je enostavno brati.
Korak 5. Povežite vse oblike
Odprite meni Oblike na zavihku Vstavljanje. Izberite slog črte, ki najbolje ustreza vašim potrebam. Premaknite miško nad prvo obliko. Na koncu se prikaže majhno rdeče polje, ki označuje, kje je mogoče povezati linije.
- Začnite črto v rdečem kvadratu in jo povlecite v drugo obliko.
- Na drugi obliki se bodo pojavile rdeče škatle. Končno točko postavite na črto ene od škatel.
- Zdaj so vsi obrazci povezani. Če premaknete obliko, bodo črte ostale povezane in se prilagodile pravemu kotu.
- Dodajte komentarje na povezovalno vrstico tako, da vnesete besedilno polje, ki je na voljo na zavihku Vstavi.
Korak 6. Prenesite predlogo
Namesto da ustvarite diagram poteka od začetka, lahko uporabite različne predloge in čarovnike programa Excel, ki so na voljo brezplačno ali plačani v internetu. Večina teh predlog vam prihrani čas pri ustvarjanju grafikona.
Metoda 3 od 3: Ustvarjanje diagrama poteka v Wordu
Korak 1. Vstavite platno
Najlažji način za ustvarjanje diagrama poteka v Wordu je, da najprej ustvarite platno. S platnom lahko svobodneje delate z risbami in dovolite nekatere funkcije, ki običajno niso na voljo, na primer povezovalne črte.
Kliknite zavihek Vstavi. Izberite meni Oblike in nato na dnu menija kliknite Novo risalno platno. V dokumentu se prikaže črtkana platnena črta. Velikost platna lahko prilagodite tako, da spremenite njegov kot
Korak 2. Aktivirajte mrežo
Z mrežo lahko ustvarite enotno obliko. Če ga želite aktivirati, kliknite platno, da postane aktivno. Na zavihku Oblika kliknite Poravnaj in nato izberite Nastavitve mreže. Potrdite polja, če želite prikazati mrežne črte in poravnati oblike.
Korak 3. Ustvarite obliko
Na aktivnem platnu izberite zavihek Vstavi in kliknite meni Oblike. Izberite obliko, ki jo želite dodati. Z miško narišite obliko želene velikosti. Ko ustvarite obliko, lahko spremenite njeno barvo in slog črte z orodji na zavihku Oblika, ki se odpre.
Korak 4. Dodajte besedilo
Če želite v Word 2007 dodati besedilo v obliko, z desno miškino tipko kliknite nanj in v meniju izberite Dodaj besedilo. Za Word 2010/2013 kliknite obliko in začnite vnašati. Pisavo in slog lahko nastavite na zavihku Domov.
Korak 5. Povežite oblike
Odprite meni Oblike na zavihku Vstavljanje. Izberite slog črte, ki najbolje ustreza vašim potrebam. Premaknite miško nad prvo obliko. Na koncih se bodo pojavile majhne škatle, ki označujejo, kje je mogoče povezati linije.
- Začnite črto znotraj polja in jo povlecite do druge oblike.
- Na robovih druge oblike se bodo pojavili majhni kvadratki. Končno točko postavite na črto ene od škatel.
- Zdaj so vsi obrazci povezani. Če premaknete obliko, bodo črte ostale povezane in se prilagodile pravemu kotu.
- Dodajte komentarje na povezovalno vrstico tako, da vnesete besedilno polje, ki je na voljo na zavihku Vstavi.
