Mnoga podjetja uporabljajo Microsoft Excel za spremljanje oddelkov ali stroškov celotnega podjetja. Trenutno je Excel privzeti program v računalnikih z operacijskimi sistemi Windows. Tako lahko s tem programom spremljate svoje račune. Obstajajo številne predloge (natisi) iz Microsofta in drugih spletnih mest, s katerimi lahko spremljate stroške. Tudi v najnovejših različicah Excela so te predloge že na voljo v programu. Ustvarite lahko tudi lastne delovne liste za spremljanje računov v Excelu. Ta članek bo obravnaval oba načina.
Korak
Metoda 1 od 2: Uporaba predloge Excel
Korak 1. Izberite privzeto predlogo Excel
Najnovejša različica Excela vsebuje predloge za spremljanje osebnih stroškov in predloge za splošno poslovanje. Do te predloge lahko dostopate in jo uporabljate za spremljanje stroškov v Excelu.
- V Excelu 2003 v meniju »Datoteka« izberite »Novo«. V podoknu opravil "Nov delovni zvezek" izberite "Na mojem računalniku", da odprete pogovorno okno "Predloge".
- V Excelu 2007 v meniju »Datoteka« izberite »Novo«, da odprete pogovorno okno »Nov delovni zvezek«. V meniju "Predloge" v levem podoknu izberite možnost "Nameščene predloge". Izberite "Osebni mesečni proračun" v "Nameščene predloge" v srednjem podoknu in kliknite "Ustvari".
- V Excelu 2010 kliknite oznako »Datoteka«, nato v meniju »Datoteka« izberite »Novo«. Izberite "Vzorčne predloge" na vrhu plošče "Razpoložljive predloge", nato v pogledu vzorčnih predlog izberite "Osebni mesečni proračun" in kliknite "Ustvari".
Korak 2. Izberite spletno predlogo
Če vgrajena predloga osebnega proračuna programa Microsoft Excel ne more slediti vašim stroškom, poskusite uporabiti predloge, ki so na voljo v internetu. Predloge lahko prenesete s spletnih mest tretjih oseb ali uporabite Excel za povezavo z Microsoft Office Online.
- V Excelu 2003 lahko izberete ustrezno predlogo iz spletne knjižnice Microsoft Office na naslovu https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Tukaj lahko najdete tudi predloge za starejše različice Excela.)
- V Excelu 2007 izberite »Proračuni« v razdelku Microsoft Office Online v pogovornem oknu »Nov delovni zvezek«. Za povezavo s spletno knjižnico predlogov Office morate imeti internetno povezavo.
- V Excelu 2010 izberite "Proračuni" v razdelku Office.com v podoknu Razpoložljive predloge. Za povezavo s spletno knjižnico predlogov Office morate imeti internetno povezavo.
Korak 3. Vnesite podatke v ustrezne celice
Vneseni podatki so odvisni od uporabljene predloge delovnega lista.
Korak 4. Shranite svoj delovni list
Uporabite lahko ime delovnega lista, ki ga vsebuje predloga, ali vnesite ime po želji. Ali pa preprosto zapišite ime in leto izdelave delovnega papirja.
Metoda 2 od 2: Ustvarite lasten delovni list za spremljanje izdatkov
Korak 1. Odprite Excel
2. korak Vnesite ime delovnega lista v celico A1
Uporabite jasno ime, na primer »Osebni proračun«, »Spremljanje osebnih izdatkov« ali kaj podobnega. (Pri pisanju imen ne uporabljajte narekovajev. Tu se narekovaji uporabljajo za označevanje primerov).
Korak 3. Vnesite naslove stolpcev 2. vrstice
Tu je nekaj imen in zaporedij, ki jih lahko uporabite, "Datum", "Plačano", "Beleška", "Odhodki", "Dohodek" (ali "Zaslužek" ali "Depozit") in "Stanje". Te naslove vnesite v celice od A2 do G2 in prilagodite širino stolpca tako, da bo vidno vse besedilo.
Ko nastavite naslove stolpcev in naslove, uporabite funkcijo "Zamrzni podokna", tako da bodo glave stolpcev na vrhu, ko se pomaknete po strani navzdol. Možnost Zamrzni podokna je v meniju »Pogled« za Excel 2003 in novejše ter v skupini »Okno« na traku menija »Pogled« za Excel 2007 in 2010
Korak 4. Vnesite prvi strošek v celico 3
Korak 5. Vnesite formulo ravnotežja v celico G3
Stanje bo določeno z razliko med prihodki in odhodki, saj je to prvi vnos stanja. Način nastavitve je odvisen od vaše želje, da vidite proračun s strani stroškov ali denarja, ki ga imate.
- Če želite, da delovni list po meri prikazuje stroške, je vaša formula stanja = E3-F3, kjer je E3 celica, ki vsebuje bilanco odhodkov, in F3 je celica bilance prihodkov. Tako bodo vaši skupni stroški, če so vaši stroški večji od vaših prihodkov, pozitivni, kar vam bo olajšalo razumevanje.
- Če želite, da delovni list po meri prikazuje denar, ki ga imate, je formula stanja = F3-E3. Tako bo delovni dokument prikazal pozitiven denarni tok, če je denar v blagajni večji od odhodkov, in negativen, če so odhodki večji od prihodkov.
Korak 6. Vnesite drugi vnos stroškov v 4. vrstico celice
Korak 7. Vnesite formulo ravnotežja v celico G4
Ker bo v saldu drugega in naslednjih vnosov zabeleženo trenutno stanje, morate nastalo razliko v odhodkih in prihodkih dodati v stanje v prejšnjem vnosu.
- Če želite, da delovni list prikazuje stroške, je formula stanja = G3+(E4-F4), tj. G3 je celica, ki vsebuje prejšnje stanje, E4 je celica, ki vsebuje stroške, in F4 je celica, ki vsebuje prihodke.
- Če želite, da se na delovnem listu prikaže količina denarja pri roki, je formula stanja = G3+(F4-E4).
- Okvirji v formuli, ki prikazujejo razliko med stroški in prihodki, dejansko niso potrebni. Napisali smo ga tako, da je pojem formule postal jasnejši.
- Če lahko celico vrednosti stanja pustite prazno, dokler niso vneseni vsi vnosi, uporabite besedo IF v formuli, tako da pri vnosu datuma celica stanja ne prikaže vrednosti. Formula za to metodo za drugi vnos je = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)), če želite, da delovni list spremlja obremenitev, in = IF (A4 = "", "", G3+(F4-E4)), če želite, da delovni papir spremlja denarni tok. (Okvirji v zvezi z odhodki in prihodki so lahko izpuščeni, zunanjih oklepajev pa ne smete izpustiti.)
Korak 8. Kopirajte formulo stanja v drugo celico v stolpcu G (stolpec Stanje)
Z desno miškino tipko kliknite celico G3 in v pojavnem meniju izberite "Kopiraj". Po tem se pomaknite navzdol do celice pod njo. Z desno miškino tipko kliknite izbrano celico in v pojavnem meniju izberite "Prilepi", da prilepite formulo v izbrano celico. (V Excelu 2010 v pojavnem meniju izberite možnost »Prilepi« ali »Prilepi formule«.) Formula bo samodejno posodobila sklice na celice, da navede stroške, prihodek in sklice na datum (če se uporabljajo) trenutne vrstice in referenčno stanje vrstice nad trenutno vrstico.
Korak 9. Shranite delovni list
Navedite svojemu delovnemu listu jasno ime, na primer »Nadzor stroškov.xls« ali »Osebni proračun.xls«. Vnesete lahko ime in leto datoteke, enako kot pri ustvarjanju delovnega lista z datoteko. (Spet vam ni treba uporabljati narekovajev, kot smo jih napisali, samo za pojasnitev vzorčnih imen datotek. Ni vam treba vnesti vrste razširitve datoteke, saj jo bo Excel samodejno zapisal.)
Excel 2003 in starejše različice shranjujejo delovne liste v obliki ».xls«, Excel 2007 in 2010 pa delovne liste v novejši obliki, ki temelji na XML ».xlsx«. Najnovejši Excel pa ima tudi možnost shranjevanja datotek v obliki ».xls«. Če imate več računalnikov in nameravate ta delovni list shraniti na vse, uporabite staro obliko, če ima vaš računalnik Excel 2003 ali starejši. Uporabite najnovejšo obliko, če imajo vsi vaši računalniki vsaj Excel 2007
Nasveti
- Uporabite »Samodejno dokončanje« v kategorijah odhodki in prihodki, tako da je črkovanje pravilno.
- Za razlikovanje med neplačanimi, plačanimi in prihodnjimi stroški lahko uporabite krepko, barvno besedilo ali senčenje celic.
- Da preprečite nenamerno spreminjanje formul ali naslovov stolpcev, je dobro zaščititi celice pred spreminjanjem. Izberite celice, ki jih želite zamenjati (datum, kategorija prejemnika plačila, stroški, dohodek in beležka), te celice odklenite in nato uporabite zaščito za celoten delovni list.
