Plačilni račun ali pogosto imenovan tudi račun je dokument, ki vsebuje podrobnosti o opravljenih storitvah in zahtevo za plačilo, ki se predloži osebi, ki je opravila nakup. Na primer, če ste vrtnar in ste dodali rastline na strankino stran, vključite podatke o svojih storitvah v račun za pridobitev plačila.
Korak
1. del od 3: Izbira oblike
Korak 1. Ustvarite strokovni račun
Če račune pogosto pišete, je dobro, da ustvarite predlogo računa, ki jo lahko spremenite vsakič, ko stranki pošljete nov račun. Ta predloga je še posebej uporabna za izvajalce ali druge, ki stalno opravljajo storitve. Predloge računov lahko ustvarite s svojim najljubšim programom za obdelavo besedila ali jih poiščete v internetu.
- Račun običajno vsebuje naslov z vašim imenom ali imenom vašega podjetja, naslovom in telefonsko številko ter logotipom podjetja skupaj s podrobnostmi o opravljenih storitvah, zneskom za plačilo in navodili za plačilo.
- Računi so običajno ustvarjeni elektronsko, oštevilčeni in shranjeni v računalnik. Tako imate vedno kopijo računa in vam ni treba skrbeti, da boste izgubili račun za obračun. Vsekakor pa varnostno kopirajte datoteko računa s spletno storitvijo za shranjevanje datotek, kot sta Google Drive ali Dropbox. Na ta način, če trdi disk računalnika odpove, boste še vedno imeli kopijo računov.
- Izberite sistem oštevilčevanja, ki vam olajša organizacijo dokumentov. Ena od možnosti je uporaba datuma ustvarjanja. Torej, "FTR311216" je račun, ustvarjen 31. decembra 2016. Če ustvarite več računov na dan, vnesite začetnice prodajalca.
Korak 2. Izberite knjigo računov
Knjige z računi lahko kupite v knjigarnah ali stacionarnih trgovinah. Ta knjiga vključuje prostore za seznam ponujenih storitev in različne podatke o plačilu. Vsakič, ko napišete račun za plačilo, morate le izpolniti prazno mesto.
- Knjige računov so uporabne za ljudi, ki pišejo račune za blago, ki ga prodajajo. Na primer, če prodajate domače pecivo, bi bilo morda lažje napisati plačilni račun, namesto da bi ustvarili račun v računalniku vsakič, ko prodajate.
- Izberite knjigo računov, ki ima za vsakim praznim računom plast enakega papirja, tako da lahko vi in vaša stranka dobite vsak po en izvod.
- Še vedno pa potrebujete varen prostor za shranjevanje. Kopijo računa hranite v protipožarnem sefu.
Korak 3. Uporabite spletni plačilni sistem
PayPal ali Square vam omogočata pošiljanje računov. Storitev je sicer plačljiva (2,9% + 30 USD na račun od januarja 2017), vendar je zaradi ugodnosti elektronskega plačila ta metoda bolj zanesljiva.
- V svojem računu PayPal na vrhu izberite možnost menija "Pošlji in zahtevaj". Nato izberite "Ustvari in upravljaj račune" (ustvarite in upravljajte račune). Na koncu kliknite gumb "Ustvari", da ustvarite nov račun.
- Če želite izpolniti razdelek »Račun za:« na računu, boste morali poznati e -poštni naslov stranke. PayPal ali Square bo obračunal račun s tem e -poštnim naslovom.
Korak 4. Pridobite aplikacijo za izdajanje računov po meri
Aplikacije za izdajanje računov, kot je Invoice2go, vam omogočajo pošiljanje in spremljanje računov iz telefona ter nastavljanje opomnikov za samodejna plačila. Stranke lahko plačujejo prek spleta s kreditno ali debetno kartico.
Korak 5. Ustvarite račune z računovodsko programsko opremo
Če za upravljanje svojega podjetja uporabljate računovodsko programsko opremo, je treba vključiti sistem izdajanja računov. QuickBooks ima na primer na armaturni plošči uporabniku prijazen gumb »Račun«, ki vas vodi skozi postopek. Vaše stranke ne bodo imele možnosti takojšnjega plačila, lahko pa spremljate stanje obračunavanja skupaj z drugimi poslovnimi evidencami.
2. del 3: Vključuje osnovne informacije
Korak 1. Vključite podatke o podjetju
Ne glede na to, ali obračunavate v računalniku ali uporabljate knjigo računov, na vrh napišite ime podjetja. Tik pod imenom svojega podjetja vključite naslednje podatke:
- Polni naslov podjetja
- Telefonska številka podjetja
- E -poštni naslov ali kakršne koli kontaktne podatke
Korak 2. Zapišite datum
Vi in stranka morate vedeti datum računa. To je zato, ker rok zapadlosti plačila običajno temelji na datumu ustvarjanja računa.
Korak 3. Številka računa, če je potrebno
Številke računov boste potrebovali zaporedno glede na število transakcij, opravljenih s stranko. Če ste na primer isti stranki prodali torto v treh različnih dogodkih, bi bil račun za tretjo prodajo oštevilčen kot #3.
- Če uporabljate stacionarni račun v trgovini, mora biti račun že oštevilčen.
- Če uporabljate računovodsko programsko opremo ali PayPal, bo račun samodejno oštevilčen.
Korak 4. Zapišite podatke o odjemalcu
Vključite ime stranke ali odjemalca ali podjetja. Če strankam nudite storitve izvajalcev, vključite tudi naslov in telefonsko številko podjetja.
3. del 3: Pisanje posebnih stvari
Korak 1. Napišite opis storitev
Vključite vsa dela, storitve ali izdelke, ki jih ponuja stranka. Če nudite več kot eno storitev, navedite vsako na seznamu. Na sorodni seznam vključite naslednje informacije o storitvi ali izdelku:
- Storitve ali izdelki. Na primer, "1 rojstnodnevna torta z okraski Thomas".
- Datum dostave storitve
- Pristojbina za storitev
- Ko je vsak izdelek ali storitev na seznamu, izračunajte skupno vrednost in vključite končni zaračunani znesek.
Korak 2. Določite posebne plačilne pogoje
Če želite, da se račun plača pred določenim datumom, vključite te podatke. Vnesite podrobnosti o vrsti sprejetega plačila, bodisi gotovini, čeku ali kreditni kartici.
Izračunajte tudi davek, ki bo prištet k stroškom. Poiščite veljavne davčne stopnje v svoji državi, da boste lahko natančno določili zaračunani znesek
Korak 3. Posredujte dodatne informacije
Na dnu računa napišite opis politike vračila. Ob tej priložnosti se lahko zahvalite stranki in navedete druge izdelke ali storitve, ki jih prav tako ponujate.
