Pogosto slišimo, da se ljudje pritožujejo, da nimajo dovolj časa za dokončanje nalog. Če doživite isto, ne skrbite! Svoj razpoložljivi čas lahko kar najbolje izkoristite tako, da obvladate nekaj osnovnih organizacijskih veščin in veščin upravljanja časa. Bolj ko pametno upravljate s svojim časom, več nalog bo opravljenih.
Korak
Metoda 1 od 3: Ugotovite, kako porabite svoj čas
Korak 1. Zabeležite vse dnevne dejavnosti
Opazujte, katere dejavnosti počnete vsak dan, in zabeležite, koliko časa traja, da jih dokončate. Morda se vam ne zdi, da je zapravljeni čas veliko več kot čas, ki je dejansko porabljen za dokončanje vsakodnevnih opravil.
Ne pozabite posneti svojih rutinskih dejavnosti doma, kot so priprava zajtrka, pometanje hiše, tuširanje itd
2. korak Zapišite vse dejavnosti v zvezek
Ko poznate dejavnosti, ki jih opravljate čez dan, in čas, ki ga potrebujete, jih zapišite v zvezek. Če vse informacije združite in predstavite na 1 strani, boste videli vzorce in dejavnosti, ki lahko sprožijo izgubo časa.
- Hranite popolne in jasne zapiske. Ne beležite več dejavnosti v enem vnosu, ne prezrite na videz nepomembnih nalog in natančno spremljajte čas pri spremljanju izvajanja vsakodnevnih dejavnosti.
- Razvrstite dejavnosti v kategorije. Na primer, gospodinjska opravila zapišite v modro, pisarniško delo v rdečo, prosti čas pa v črno. Ta metoda vam pomaga oceniti, koliko časa bo vsaka skupina vzela.
Korak 3. Ugotovite, kako uporabljate svoj čas
Ali porabite: 1 uro na dan za sanjarjenje? 2 uri, da se odločite, kje boste jedli? 8 ur za dostop do interneta? Poiščite vzorce, ki opisujejo, kako porabite svoj čas, nato pa določite, katere dejavnosti so koristne in katere ne.
- Ali izgubljate čas, ker nimate samokontrole? Ste navajeni odlašati z delom? Ali nosite veliko odgovornost? Pri ocenjevanju, kako porabite čas, si zastavite ta vprašanja.
- Morda načrtujete svoje dnevne dejavnosti na neracionalen način. Na primer, niste pametno razpolagali s svojim časom, če delate 30 minut, si vzamete 10 -minutni odmor, da poskrbite za nepomembne stvari, nato pa se za 30 minut vrnite na delo. Bolj boste osredotočeni in produktivni, če delate 1 uro, nato pa poskrbite za trivialne stvari.
- Dokončajte naloge z določanjem rokov. To naredite tako, da določite čas za dokončanje določenih nalog, ne da bi vas pri tem motili.
Korak 4. Prilagodite urnik
Ko natančno veste, katere dejavnosti morate početi in za kaj porabite čas, prilagodite svoj dnevni urnik. Poskrbite, da veste, katere dejavnosti ne morete ali ne želite odpraviti zaradi pomanjkanja časa. Dejavnosti, ki vzamejo veliko časa, ne izgubljajo vedno časa.
5. korak. Če za pošiljanje e-poštnih sporočil, povezanih z delom, potrebujete 3 ure na dan, je malo verjetno, da boste skrajšali čas, namenjen tej dejavnosti
Če pa med pošiljanjem službenih e-poštnih sporočil odgovarjate na 4-5 osebnih e-poštnih sporočil, skrajšajte dodeljeni čas.
Korak 6. Spremenite svoje navade in perspektivo
Tudi če imate težave z upravljanjem svojega časa, vedno obstaja rešitev. Zdaj, ko veste, zakaj zapravljate svoj čas ali kako bi ga morali porabiti, je naslednji korak, da spremenite način upravljanja svojega časa, da si ustvarite nove navade.
- Če porabite veliko časa za čiščenje hiše ali kuhanje, je dobro, da najamete služkinjo ali se naročite na gostinsko storitev. Za nekatere je čas dragocenejši od denarja.
- Morda porabite malo časa za dostop do interneta brez kakršnega koli posebnega namena. Omejite čas dostopa do določenih spletnih mest ali družbenih medijev, če imate opraviti pomembnejše naloge.
Metoda 2 od 3: Izogibanje preusmeritvam
Korak 1. Ugotovite, kaj vas pri vsakodnevnih dejavnostih moti
Dosledno odvračanje pozornosti je velika ovira za pametno upravljanje časa. Ugotovite, katere dejavnosti ali ljudje vam vzamejo veliko časa, na primer prijatelji, ki radi klepetajo ali se želijo sprostiti, tako da zanemarjate delo. Poskusite se izogniti stvarem, zaradi katerih izgubljate čas.
- Če zapravljate veliko časa, vendar ne dobite rezultatov, na katere ste upali, se lahko izognete motnjam.
- Med delom v pisarni lahko naletite na moteče sodelavce. Med delovnim časom se ne pogovarjajte in ne ciljajte brez cilja. Vendar bodite vljudni do njih, ker je vedenje v pisarni enako pomembno kot sposobnost upravljanja časa za uspeh v karieri.
Korak 2. Ne ostanite predolgo na telefonu
Če nekaj časa porabite za dolge telefonske pogovore, spremenite to navado. Pogosto je govorjenje iz oči v oči učinkovitejše kot po telefonu. Zato se znebite navade dolgega pogovora po telefonu.
Ko se pogovarjate po telefonu, je začetek ali konec pogovora običajno le o nepomembnih stvareh. Mnogi se ne morejo osredotočiti in sanjariti o telefonu. Torej, poskusite se tega zavedati. Če želite najboljše rezultate, se morate sestati iz oči v oči, če se morate pogovoriti o zadevah, povezanih z delom, saj se lahko o tem pogovorita obe strani, ne da bi vas med sestankom motili
Korak 3. Do spletnega mesta ne dostopajte prepogosto
Mnogi ljudje potrebujejo internet kot glavno sredstvo za dokončanje nalog. Mnogi pa tudi izgubljajo čas, ne da bi preprosto iskali članke, športne novice, fotografije umetnikov, slike mačk ali mladičkov. Osredotočite se na uporabo interneta. Obstajajo različni programi za blokiranje določenih aplikacij, spletnih mest in medijev za zmanjšanje preusmeritev iz interneta.
- Ko se morate osredotočiti na pomembnejše stvari, zaprite Facebook, Twitter in druge družbene medije.
- Iskanje tem prek Googla je prav tako zelo dolgotrajno. Sprva si želite le poiskati nekaj informacij, a preden to veste, že 3 ure brskate po različnih spletnih mestih.
Korak 4. Postavite znak "Prosim, pomiri se"
Morda ste videli znak, ki visi na vratih hotelske sobe. Ta znak postavite v svojo pisarno ali delovni prostor. Namesto da ga zahtevate v hotelu, ga natisnite sami in ga po potrebi obesite na vrata delovnega prostora. Tako vas nihče ne povabi na klepet, da se lahko osredotočite na delo.
Če delate od doma, si za delo uredite posebno sobo. Ne delajte na mestih, ki se običajno uporabljajo za dejavnosti z družinskimi člani. Ko slišite zvok iz televizorja, zvonjenje telefona ali zvok video igre, se lahko preprosto zmotite
Korak 5. Pripravite se na nepričakovane preusmeritve
Včasih se preusmeritve neizogibno pojavijo, na primer zato, ker vas šef povabi k klepetu prek WA ali pa vas starši prosijo za pomoč pri dokončanju lažjih opravil. Če ste načrtovali, vam te stvari ne zamujajo časa za dokončanje nalog in izvajanje prednostnih dejavnosti.
Metoda 3 od 3: Učinkovita uporaba časa
Korak 1. Zapišite vse stvari, ki jih morate narediti
Pri vsakodnevnih opravilih se ne zanašajte na spomin. Naredite seznam dejavnosti, ki jih morate opraviti, in ga preberite čim pogosteje, da bodo doseženi vsi delovni cilji.
- Tudi če se vam zdijo nekatere naloge nepomembne ali lahke, jih le zapišite. Urnik na dnevnem redu bo vseboval nekaj takega, kot je »Pokliči Steva«, »Izračunaj stopnjo dobička« ali »Pošlji e -pošto šefu«.
- Vzemite si navado, da si med vsakodnevnimi aktivnostmi vzamete zapiske, da boste pripravljeni zapisovati nove dejavnosti ali naloge. Čeprav lahko to zapišete pozneje, je najbolje, da ne odlašate, da ne pozabite.
Korak 2. Uporabite koledar
Uporaba koledarja ali dnevnega reda kot načrta za dnevne dejavnosti vam pomaga učinkovito upravljati svoj čas. Zapišite si vse novosti, ki jih morate vključiti v svoj urnik, na primer rok, nalogo ali sestanek. Vsako jutro si vzemite čas za branje dnevnega reda in ugotovite, katere dejavnosti boste počeli čez dan.
Korak 3. Ne sestavljajte se po istem urniku
Da bi lahko pametno razpolagali s časom, si uredite urnik dejavnosti, ki ni preveč natrpan. Ne spoštujte rokov ali imenovanja po istem urniku. Najprej preberite dnevni red, preden se dogovorite za nov urnik, da zagotovite razpoložljivost časa. Tako boste lahko dobro upravljali svoj čas in se držali doslednega dnevnega urnika.
Korak 4. Izogibajte se motnjam
Izkoristite svoj čas produktivno tako, da odpravite stvari, ki vas motijo ali vam preprečujejo, da bi se oddaljili od urnika in odložili druge dejavnosti. Izklopite televizijo in video igre, da se boste lahko osredotočili na prednostne naloge in se pozneje zabavali.
5. korak Dajte prednost nalogam, ki jih je treba dokončati
Organizirajte svoj čas čim bolje, tako da razporedite najpomembnejša opravila ali pa morate biti na prvem mestu. To nalogo zapišite v urnik s svetlimi barvami ali majhnimi nalepkami. Najprej določite prioritetne naloge, da bo dovolj časa, da jih dokončate, nato pa naštejte druge dejavnosti, ki jih lahko opravite pozneje.
- Bodite pripravljeni kadar koli spremeniti prioritete. Obstajajo stvari, ki se pojavijo nenadoma in jih je treba nemudoma odpraviti, tako da ste prisiljeni prenehati delati, da bi usmerili pozornost, in si namenite čas, da izpolnite zelo nujne roke z največjimi rezultati. Poskrbite, da bodo takšni dogodki redki.
- Če pogosto spreminjate svoje dnevne prioritete, je videti, da je treba nekaj popraviti. Čeprav je običajno, da v urnik naredite majhne prilagoditve, prepogosta sprememba urnika kaže na nezmožnost pravilne določitve prioritet.
Korak 6. Bodite realni
Določite realno dodelitev časa, da bo vsaka naloga pravilno opravljena. Če za dokončanje naloge potrebujete 30-60 minut, razporedite 60 minut. Če naredite realne časovne ocene, se ne počutite preobremenjeni ali pa vam je treba spremeniti urnik dela.
Bolje je biti previden in dati več časa, kot je potrebno. Če je naloga dokončana predčasno, delajte na naslednji in to nima vpliva na produktivnost
Korak 7. Načrtujte dnevne rutinske dejavnosti
Ne pozabite načrtovati dnevne rutine, kot sta prehranjevanje in kopanje. To se bo verjetno izšlo, vendar boste morali čas razporediti med načrtovanimi opravili, da ne boste zamudili ali odložili drugih načrtovanih dejavnosti.
Korak 8. Uporabite opomnike
Poleg svojega dnevnega reda uporabite druga orodja, ki vas opomnijo na pomembna opravila ali roke, na primer liste po objavi ali nastavitev opomnika v telefonu, ki bo ob določenem času zazvonil ali pojavil sporočilo, da vas opomni, da morate nekaj narediti ali pripravi na naslednji urnik. Tako ne pozabite na načrtovane dejavnosti.
- Ne zanašajte se, da vas bodo drugi opomnili, saj obstaja velika verjetnost, da bodo pozabili tako kot vi.
- Če je načrtovana zelo pomembna dejavnost, nastavite nekaj opomnikov, če ignorirate majhno opombo ali alarm mobilnega telefona.
Korak 9. Prosite za pomoč
Lahko prosite druge za pomoč ali po potrebi prenesete lažje delo. Lahko naredite dober urnik, če ne oklevate in prosite nekoga drugega, naj vam pomaga pri čiščenju hiše ali pripravi večerje, če ste še vedno zaposleni pozno v noč.
- Prenesite odgovornost na nekoga, na katerega lahko računate. Namesto da prosite za pomoč ljudi, ki lahko opravijo nalogo, izberite nekoga, ki je pripravljen dobro delati do konca.
- Ne navajajte se na prenašanje nalog na druge ljudi. Poleg tega, da ne morete upravljati s časom, ste lahko videti leni in nemotivirani.
Korak 10. Ugotovite svojo produktivnost
Občasno si morate vzeti čas za analizo, kaj ste dosegli, kako dobro se odrežete in koliko časa traja. Z ocenjevanjem različnih vidikov vašega osebnega in poklicnega življenja lahko prilagodite svoj delovni urnik in dnevni način življenja, tako da lahko dosežete rezultate, ki presegajo vaše cilje.
Korak 11. Podarite si darilo
Predolgo ali predolgo delo vodi v dolgčas, zaradi česar se težko osredotočite tudi na najlažja opravila. Zato si vzemite čas, da proslavite svoje dosežke in si podarite ljubljeno darilo.
- Vzemite si čas za počitek in se sprostite. Izklopite telefon in ne odgovarjajte na e -poštna sporočila. Če sta delo in prosti čas združena, to ni način, da se nagradite ali preprečite izgorelost.
- Če delate od ponedeljka do petka, si vikend vzemite za počitek. Če na primer zaključujete projekt, ki je trajal 3 mesece zapored, si po končanem projektu namenite čas za krajši dopust.
