Pravkar ste bili izvoljeni ali imenovani za sekretarja odbora, katerega član ste. Varno! Ali znate ustvariti, pripraviti in predstaviti zapisnik? Ne glede na to, ali upoštevate "Robertova pravila reda" zakonodajalca ali zapisujete v manj formalnem okolju, je treba upoštevati pomembne metode.
Korak
1. del od 4: Začetne priprave
Korak 1. Razumeti politike sestankov vaše organizacije
Če se pričakuje, da bo sekretarka vzela uradni zapisnik, vprašajte, ali skupina sledi Robertovim pravilom ali drugim smernicam. V bolj neformalnem okolju se vprašajte, kaj je treba vključiti v zapisnik ali kako se bodo uporabili.
- Kot zapiskovalec vam ni treba poznati celotne strani s pravili naročila. Pridobitev izvoda knjige (ali izposoja pri predsedniku) je lahko koristna za odgovore na določena vprašanja.
- Dobro razumejte svojo vlogo. Nekateri tajniki, ki so vodili zapisnik, se niso udeležili, drugi pa so vzeli zapisnik in tudi prispevali k razpravi. V obeh primerih tajnik ne sme biti nekdo, ki ima drugo primarno vlogo, na primer vodja sestankov ali posrednik.
Korak 2. Predlogo pripravite vnaprej
Vsak zapisnik sestanka bo vseboval večino istih informacij. Predloge ustvarjajo dosledno obliko za lažje sklicevanje. Vključite presledke za naslednje informacije.
- Ime organizacije.
- Vrsta sestanka. Je to tedensko ali letno srečanje, manjši sestanek odbora ali sestanek za posebne namene?
- Datum, čas in kraj. Naredite prostor za začetek in konec sestanka (odpiranje in razpustitev).
- Ime predsednika ali predsednika seje in ime tajnika (ali njegovega naslednika).
- Seznam "udeležencev" in "opravičila za odsotnost". To je fantastičen izraz za sezname udeležencev. Upoštevajte, ali je sklepčnost (zadostno število ljudi za glasovanje).
- Naredite prostor za svoj podpis. Kot zapisovalec se morate vedno podpisati. Po odobritvi zapisnika bodo v skladu s pravilniki vaše organizacije morda potrebni dodatni podpisi.
- Knjiga dnevnega reda, če je na voljo. Če predsednik ali vodja sestanka ne zahteva, da sestavite dnevni red, mora biti na voljo na zahtevo. Referenčni dnevni red vam bo pomagal organizirati zapisnike sestankov.
Korak 3. S seboj vzemite prenosni računalnik ali prenosni računalnik
Poskrbite, da vam bo vse, kar prinesete, prijetno. Če boste pogosto beležili zapiske, v ta namen imejte zvezek ali ustvarite mapo v računalniku.
- Če si vzamete zapisnik za prejšnji sestanek, ki ni bil odobren, ga vzemite s seboj.
- Čeprav vam lahko snemalnik zvoka pomaga pri prepisovanju minut kasneje, ne nadomeščajo minut. Če snemate sestanek, se prepričajte, da se vsi prisotni strinjajo in ne popustite skušnjavi, da bi naredili prepis od besede do besede.
- Učenje stenografije bo pospešilo zapisovanje, vendar vam za zapiske ni treba zapisati vsake besede. Pravzaprav bi se mu morali izogniti.
- Če boste na sestanku javno vzeli zapisnik, uporabite OHP ali predstavitveno tablo. Poskrbite, da boste lahko nato doma beležili zapiske, ne da bi črnilo zbledelo, da boste lahko z beleženjem pisali s stenografijo.
2. del od 4: Zapisnik sestanka
Korak 1. Delite seznam udeležencev
Takoj, ko so vsi prisotni, podajte kos papirja (več za večja srečanja) z dovolj prostora, da si ljudje zapišejo svoja imena in kontaktne podatke. Ta papir lahko uporabite po sestanku, da izpolnite razdelek s seznamom udeležencev v svoji predlogi, ali pa ga prilepite v končane minute.
Če niste seznanjeni z velikim številom prisotnih, si narišite skico sedežev in jo izpolnite, ko prosite vse, naj se predstavijo. Pripravite ta list z grafikoni, ko zapisujete zapisnike, da lahko poimenujete ljudi po imenu (kot je opisano spodaj)
Korak 2. Izpolnite čim več razpoložljivih predlog
Med čakanjem na začetek seje zabeležite ime organizacije, datum in kraj seje ter vrsto seje (tedenska seja upravnega odbora, seja posebnega odbora itd.). Ko se sestanek začne, zabeležite začetni čas.
- Če nimate predloge, si te podatke zapišite na vrhu beležke.
- Če sestanek poteka za poseben namen ali dogodek, shranite poslana obvestila, da o tem obvestite člane. Po kopiranju ga boste morali prilepiti v beležko.
Korak 3. Zapišite rezultate prvega giba
Večina uradnih sestankov se bo začela s predlogom za sprejetje dnevnega reda, zato bo ta korak uporabljen kot primer. Če se sestanek začne na drugačen način, zapišite vse pomembne podatke:
- Ustrezno besedilo za začetek predloga je "podajam predlog." To na splošno velja za stavke, kot je "Predlagam sprejetje tega dnevnega reda."
- Ime predlagatelja (osebe, ki vloži predlog).
- Rezultati glasovanja. Če je glasovanje uspešno, napišite "predlog sprejet". Če ne uspe, napišite "predlog zavrnjen".
- Dolg predlog lahko predložite v pisni obliki, če ga ne morete natančno zapisati. Če se to ponovi, vprašajte ob robu srečanja, ali je mogoče vložitev predlogov v tem dokumentu uradno določiti kot politiko za predloge z določenim številom besed.
- Če pripravljate dnevni red, ste lahko predlagatelj tega predloga in tajnik zapisnika. To je mogoče storiti; dokler ostanete objektivni, ne bi smelo biti težav pri snemanju lastnih trikov.
Korak 4. Zabeležite druge gibe med sejo
Pozorno poslušajte celotno razpravo, vendar je (razen če ni drugače naročeno!) Ne posnemite. Ko se poda nov predlog, zapišite ustrezne podatke.
- Ne pozabite, da mora vsak predlog vsebovati natančno besedilo predloga, ime predlagatelja in rezultat glasovanja.
- Nekateri predlogi zahtevajo zagovornike predlogov, preden gredo na glasovanje. Če nekdo reče "podpiram ta predlog" ali podobne besede, upoštevajte njegovo ime kot zagovornika.
- Če ne veste imena predlagatelja ali morate ponoviti predlog, vljudno prekinite sejo. Natančno beleženje informacij je pomembno za upravičevanje manjših prekinitev.
- Če je gib popravljen, preprosto spremenite besedilo gibanja v zapiskih. Razen če je sprememba sporna in ne sproži dolgotrajne razprave, ni treba omeniti, da je do spremembe prišlo na sestanku.
Korak 5. Poslušajte poročilo in si priskrbite kopijo poročila
Kadar koli glasno preberete poročilo, bilten novic ali podobno, zabeležite naslov poročila in osebo, ki ga je prebrala (ali ime pododbora, ki ga je pripravil). Če je priloženo gibanje, ga zapišite tako, kot bi zapisali katero koli drugo gibanje.
- Najbolj praktično je dobiti kopijo poročila na koncu sestanka. Zapišite si, da po sestanku zahtevate kopijo od bralca ali vodje sestanka (predsednika ali predsednika). Kopijo vsakega poročila boste priložili do prej kopiranih minut.
- Če kopija ni na voljo, si zapišite, kje je izvirnik shranjen. Po sestanku boste morda morali zahtevati te podatke.
- Če člani pripravljajo ustno poročilo (in ne berejo iz dokumenta), napišite kratek in objektiven povzetek poročila. Ne vključujte dobesedno posebnih podrobnosti ali citatov govorcev.
Korak 6. Zabeležite izvedena ali podana dejanja
To vključuje "preverjanje" glede na naloge na preteklih sestankih, pa tudi nova dejanja. Je bil kdo dodeljen, da napiše pismo? Zapišite njihova imena in navodila.
- Odvisno od tega, kako formalno je vaše srečanje, veliko teh dejanj spada v kategorijo "predlogi". Za manj uradna srečanja boste morda morali paziti na odločitve, ki niso zelo jasne.
- Vključite kratek predlog razlogov za odločitev, če obstajajo.
Korak 7. Zapišite vsa navodila in odločitve
Kadar koli v postopek vnesete ugovor, zabeležite ugovor in njegovo podlago ter celotno odločitev predsednika.
Vsekakor vključite sklice na Robertova pravila reda, interna organizacijska pravila ali protokole podjetja
Korak 8. Šele po pozivu zapišite povzetek razprave
Uradno so zapisniki zapis o tem, kaj je bilo "storjeno", ne pa o tem, kar je bilo "povedano." Vendar izpolnite vse zahteve, ki so namenjene vaši organizaciji.
- Pri snemanju razprav bodite čim bolj objektivni. Vključite konkretne točke, ne mnenj, in omejite uporabo pridevnikov in prislovov. Suho, dejansko in dolgočasno pisanje je vaš cilj!
- V povzetku razprave ne omenjajte ljudi po imenu. To je še posebej pomembno v vročih argumentih, ki lahko povzročijo težave.
Korak 9. Zaključite na koncu srečanja
Zapišite čas, ko je bil sestanek prekinjen. Ne pozabite zaprositi za kopijo poročila ali opomniti nekoga, da vam ga pošlje.
Skenirajte zapiske, da vidite, ali ste kaj zamudili ali potrebujete pojasnilo. Če morate nekomu postaviti vprašanje, to storite zdaj, preden odide
3. del 4: Kopiranje zapisnika
Korak 1. Ta postopek začnite čim prej
Uradni zapisnik je najbolje prepisati takoj po sestanku, medtem ko so dogodki še vedno sveži v spominu.
Korak 2. Z računalnikom vnesite zapisnike sestankov
Verjetno ste to storili, če na sestanku uporabljate prenosni računalnik. Shranite svoje zapiske in ustvarite nov dokument za zapisnike, tako da lahko svoje zapiske in zapiske primerjate drug ob drugem.
Korak 3. Zapiske oblikujte v čiste odstavke
Vsak nov predlog, odločitev ali pouk mora biti vključen v ločen odstavek. Ko ustvarite obliko, preverite, ali:
- Uporabite pravopis in slovnico. Po potrebi uporabite preverjanje črkovanja.
- V celotnem poročilu uporabite isto obliko jezika. Uporabite pretekli čas ali sedanjik, vendar jih nikoli ne spreminjajte v istem dokumentu.
- Pišite čim bolj objektivno. Na vaše mnenje ne bi smeli sklepati iz zapisnika. Poskušate ustvariti objektiven zapis, ki bi ga lahko uporabljali vsi.
- Uporabite preprost in natančen jezik. Nejasen jezik je treba nadomestiti z določenimi besedami. Cvetlični opis je treba v celoti izpustiti.
- Samo navedite ukrepe, ne razprave. Razen če ste pozvani, da posnamete razpravo, se morate osredotočiti na kaj Končano, ne kaj je rekel.
- Za lažjo uporabo navedite številke strani.
Korak 4. Delite osnutek zapisnika s člani
Pošljite kopijo vsakemu članu z uporabo kontaktnih podatkov na seznamu udeležencev. Če nimate njihovih kontaktnih podatkov, bi jih moral imeti vodja sestanka.
Korak 5. Prinesite svoje minute v odobritev
Na naslednjem sestanku boste morda morali glasno prebrati zapisnik in ga predložiti v odobritev. Če je predlog uspešen, označite, da je zapisnik sprejet.
- Če je zapisnik pred sprejetjem utemeljen, zabeležite spremembe v dokumentu in na koncu navedite, da je zapisnik popravljen. Popravila ne opisujte posebej.
- Če se poda predlog za popravljanje zapisnikov po prejemu, v ustrezen zapisnik vključite natančno besedilo predloga in ali je bil predlog odobren ali ne.
4. del od 4: Uporaba predlog za zapisnike sestankov
Korak 1. Obiščite spletno mesto za združevanje predlog srečanja
Ta pripravljena predloga vam bo prihranila čas pri pripravi zapisnikov sestankov in hkrati preprečila napake pri zapisovanju.
2. korak Raziščite ta spletna mesta
Uporabite iskalno funkcijo in raziščite razpoložljive možnosti, da poiščete najboljšo za vas.
Če na primer potrebujete posebno predlogo, splošno ali standardno, pobrskajte po spletnem mestu in poiščite tisto, ki ustreza vašim specifičnim potrebam, nato pa jo prenesite s klikom na gumb »naloži« ali »uporabi predlogo«. Poskrbite, da ga boste našli na enostavnem mestu, da ga ne izgubite
Korak 3. Odprite datoteko predloge
Ko prenesete datoteko, odprite datoteko zip in jo odprite s programom Microsoft Word ali Excel. Če želite dobiti predlogo najvišje kakovosti in jo olajšati z uporabo, uporabite najnovejšo različico programa Microsoft Word. Z uporabo najnovejše različice bo vaše delo poenostavljeno, hkrati pa boste lahko uporabljali nove funkcije.
Korak 4. Dodajte logotip podjetja in oznako avtorskih pravic na glavo predloge
Odstranite vzorčni logotip, vendar ne pozabite prebrati pogojev uporabe spletnega mesta vira predloge. Ne želite se soočiti z nepotrebnimi pravnimi težavami, kajne?
Korak 5. Spremenite naslov
V razdelku z naslovom označite besedo »sestanek/skupina« in nato vnesite naslov zapisnika sestanka.
Korak 6. Spremenite temo (neobvezno)
Če želite zapisnike sestankov narediti lepše in profesionalnejše, razmislite o spremembi barv ali izbiri vnaprej pripravljene teme. Trik je preprost, poiščite »Postavitev strani« in odprite razdelek »Barve in teme«. V tem razdelku lahko nastavite videz predloge. Barvo lahko celo prilagodite barvi logotipa podjetja.
Korak 7. Poimenujte dele predloge
V predlogi mora biti več razdelkov. Morda boste potrebovali več ali manj ali pa vam ime preprosto ni všeč. Lahko ga spremenite glede na posebne potrebe sestanka.
Korak 8. Shranite to predlogo na prenosni računalnik, da jo lahko vzamete s seboj za zapisnike sestankov
Če še vedno uporabljate Microsoft Office, bo to delo enostavno in hitro opravljeno. Prav tako bi se morali redno in natančneje kot prej udeleževati sestankov. Lahko pa tudi natisnete predlogo in ročno napišete zapisnik. Vsekakor pa razdelke naredite dovolj široke, da lahko vključite toliko informacij, kot je potrebno.
Korak 9. Preverite svojo predlogo
Varno! Dokončali ste ustvarjanje predloge zapisnikov sestanka. Vaša produktivnost in natančnost dela med sestanki bi se morala znatno izboljšati, ko imate predlogo vodnika za organiziranje zapiskov sestankov. Tako kot vsako drugo delo preberite podrobnosti v predlogi in preverite, ali kaj manjka ali ni jasno. Ko se prepričate, da je vse v redu, lahko uporabite to predlogo in bolje se boste pripravili na naslednji sestanek.
Nasveti
- Takoj po končanem sestanku vnesite zapisnik. Najbolje je, da to storite, ko so dogodki še sveži v spominu. Pomembno je, da udeleženci čim prej po srečanju dobijo kopijo akcijske točke.
- Sedite čim bližje vodji sestanka. Tako boste lahko slišali vse in prosili za pojasnilo, ne da bi morali dvigniti glas.
- Prosite ljudi, naj posnamejo svoje gibe, da vam jih ne bo treba snemati na kraju samem.
- Zapisnik hranite v varni datoteki.
Ne bojte se prekiniti in kadar koli zaprositi za pojasnilo.
- Opombe so zelo pomembne. Ti zapisi se hranijo in jih je mogoče uporabiti za poznejšo uporabo. Ko gre za pravne zadeve, je na primer ugled nekoga odvisen od vaših zapisnikov.
- Preberite razdelke v Robertovih pravilih reda, zlasti razdelek o tajniškem poklicu.
- Ko se pogovarjate, zapišite pomembne stvari. Če se ista tema odpre dvakrat, jih ne združujte skupaj.
Opozorilo
- Ne vključujte preveč podrobnosti v zapisnik. Tudi če ste pozvani, da posnamete razpravo, naj bo čim krajša in neposredna. Omejite se samo na beleženje pomembnih ugotovitev, sicer boste zapisnik zapolnili z nepotrebnimi podrobnostmi.
- Osebne interpretacije in občutki zapisovalca ne bi smeli vključevati v zapiske.
- Če del sestanka spada v kategorijo zaupnosti odvetnik-stranka, ne posneti ta del. Upoštevajte, da "zagovornik obvešča, da ta razprava vključuje zaupnost odvetnik-stranka. Ta razprava ni posneta."
- Če vas prosimo, da posnamete zaupne razprave, na primer med odvetniki in strankami, naredite "drugačne" zapisnike in jih ločite od običajnih zapisnikov. Označite kot zaupno in jasno povejte, kdo ima dostop do dokumenta.
