Ta wikiHow vas uči, kako uporabljati funkcijo »Spajanje pošte« v programu Microsoft Word. Funkcija združevanja pošte vam omogoča, da s pomočjo lista s podatki za stik samodejno dodelite drugačen naslov, ime ali podatke vsaki kopiji dokumenta. Ta funkcija je uporabna, ko morate prilagoditi glasilo ali izjavo, ker vam ni treba ročno napisati vsakega drugega imena ali naslova na vrhu vsakega dokumenta.
Korak
1. del od 3: Ustvarjanje kontaktnega lista
Korak 1. Odprite Microsoft Excel
Ikona aplikacije Microsoft Excel je podobna belemu "X" na belem ozadju. Po tem se prikaže stran »Novo«.
Če v Excelu že imate kontaktni list, pojdite na korak nalaganja ali uvoza Excelovih stikov
Korak 2. Kliknite Prazen delovni zvezek
Nahaja se v zgornjem levem kotu strani »Novo«. Po tem se odpre nov dokument Excel.
Korak 3. Dodajte glavo stika
Od škatle A1 ”Na desni vnesite glavo ali naslov, kot sledi:
- "FirstName" - V to polje je treba vnesti ime stika (polje " A1 ”).
- »Priimek« - v to polje je treba vnesti priimek stika (polje » B1 ”).
- ”Tel” - V to polje bo dodana telefonska številka za stik (polje “ C1 ”).
- ”StreetAddress” - v to polje je treba vnesti naslov za stik (polje “ D1 ”).
- »Mesto« - stiku je treba dodati domači kraj/prebivališče stika (polje » E1 ”).
- »Država« - dežela izvora stika bo dodana v ta stolpec (polje » F1 ”).
- »ZIP« - poštno številko, kjer živi kontakt, je treba dodati v ta stolpec (stolpec » G1 ”).
- ”E -pošta” - v to polje bo vnesen e -poštni naslov stika (polje “ H1 ”).
Korak 4. Vnesite podatke za stik
Od stolpca A v polju 2 vnesite podatke za stik za vsako osebo, ki jo želite dodati v orodje za združevanje pošte.
Preden nadaljujete z naslednjim korakom, se prepričajte, da so vneseni podatki točni
Korak 5. Shranite dokument
Če ga želite shraniti:
- Windows - kliknite » mapa ", izberite" Shrani kot ", dvojni klik " Ta računalnik ”, Izberite mesto za shranjevanje datotek na levi strani okna, v polje» Ime datoteke «vnesite ime dokumenta in kliknite» Shrani ”.
- Mac - kliknite » mapa ", izberite" Shrani kot… ”, Vnesite ime dokumenta v polje» Shrani kot «, izberite mesto shranjevanja s klikom na polje» Kje «in izbiro mape, nato kliknite» Shrani ”.
- Zapomnite si mesto za shranjevanje izbrane datoteke. Nato boste morali na tem mestu poiskati Excelov kontaktni list.
Korak 6. Zaprite okno programa Excel
Kliknite gumb X ”V zgornjem desnem kotu okna Excel (Windows) ali rdeči krog v zgornjem levem kotu okna (Mac). Zdaj lahko ustvarite ali uporabite funkcijo združevanja pošte v programu Microsoft Word.
2. del 3: Uvoz stikov v Word
Korak 1. Odprite Microsoft Word
Ikona aplikacije Microsoft Word izgleda kot bela črka "W" na temno modrem ozadju. Tako kot v programu Microsoft Excel se bo po odprtju programa prikazala stran »Novo«.
Če že imate dokument Microsoft Word, v katerega želite dodati stike iz Excela, boste morali dokument dvakrat klikniti, da ga odprete. Naslednji korak preskočite, če že imate dokument po meri
Korak 2. Kliknite Prazen dokument
To je belo polje v zgornjem levem kotu strani. Po tem se prikaže prazen dokument Microsoft Word.
Korak 3. Kliknite zavihek Pošta
Ta zavihek je na vrhu okna Microsoft Word. Po tem se bo orodna vrstica pojavila tik pod vrstico zavihkov.
Korak 4. Kliknite Izberi prejemnike
To je v razdelku "Začni združevanje pošte" v orodni vrstici " Poštne pošiljke " Po tem se prikaže spustni meni.
Korak 5. Kliknite Uporabi obstoječi seznam…
Ta možnost je v spustnem meniju. Po tem se odpre novo okno.
- Če želite uporabljati stike iz Outlooka, lahko izberete možnost » Izberite med Outlookovimi stiki ”Iz spustnega menija.
- V Word lahko vnesete tudi začasni seznam kontaktnih podatkov, tako da izberete » Vnesite nov seznam " Ta funkcija je uporabna, ko morate ustvariti le nekaj kontaktnih podatkov.
Korak 6. Izberite kontaktni list programa Microsoft Excel
Na levi strani okna kliknite mapo, ki vsebuje Excelov kontaktni list. Po tem kliknite na Excelov list, da ga izberete.
Korak 7. Kliknite Odpri
Nahaja se v spodnjem desnem kotu okna.
Korak 8. Potrdite svojo izbiro
V pojavnem oknu kliknite ime lista Excel, nato kliknite » v redu ”, Ki je pod oknom. Za mesto vira stika bo izbran vaš Excelov list.
Prepričajte se, da je potrditveno polje "Prva vrstica podatkov vsebuje naslove stolpcev" na dnu okna
3. del od 3: Uporaba funkcije združevanja pošte
Korak 1. Pojdite na mesto ali točko, kamor želite vstaviti podatke za stik
Poiščite mesto, kamor želite dodati kontaktne podatke (npr. Glavo dokumenta) in kliknite nanj, da postavite kazalec.
Korak 2. Kliknite Vstavi polje za združevanje
Ta možnost je v razdelku »Pisanje in vstavljanje polj« na zavihku ». Poštne pošiljke Po tem se prikaže spustni meni.
Morda boste morali klikniti zavihek » Poštne pošiljke «Še enkrat, preden sledite temu koraku.
Korak 3. Izberite vrsto informacij
V spustnem meniju kliknite ime enega od naslovov ali naslovov informacij iz Excelovega dokumenta, da ga vstavite v Wordov dokument.
Če želite na primer dodati oznako imena stika, kliknite » Ime ”V spustnem meniju.
Korak 4. Po potrebi dodajte druge podatke
Ti podatki vključujejo naslov, priimek, telefonsko številko za stik itd.
Korak 5. Kliknite Dokončaj in združi
To je skrajno desno v orodni vrstici zavihka. Poštne pošiljke Po tem se prikaže spustni meni.
Korak 6. Določite možnosti združevanja
Kliknite eno od naslednjih možnosti:
- “ Urejanje posameznih dokumentov ” - Ta možnost odpre vsak dokument prejemnika, tako da ga lahko znova prilagodite.
- “ Natisnite dokumente… ” - Ta možnost vam omogoča, da natisnete kopijo dokumenta za vsako osebo, navedeno na kontaktnem listu.
- “ Pošlji e -poštna sporočila… ”-Ta možnost vam omogoča pošiljanje dokumenta kot e-poštno sporočilo. E -poštni naslov stika bo izbran kot ciljni e -poštni naslov.
Korak 7. Sledite navodilom na zaslonu
Morda imate dodatne obrazce za pregled, odvisno od izbranih možnosti (npr. Če izberete » E-naslov ”, Vnesite naslov in kliknite“ v redu ). Po tem je postopek združevanja pošte končan.
