Se počutite preobremenjeni, ker morate v omejenem času opraviti nešteto odgovornosti? Osebne in poklicne odgovornosti, ki se med seboj prekrivajo, lahko sprožijo stres, še posebej, če zaradi izjemne zaposlenosti pogosto pozabite na nekaj pomembnega. Zakaj do tega ne bi prišlo, zakaj ne bi poskušali narediti čednega in dobro organiziranega seznama opravil? Na tem seznamu lahko lažje določite prednostne naloge, spremljate nedokončane naloge in povečate vsakodnevno produktivnost.
Korak
1. del od 3: Povzetek podrobnosti o dejavnosti
Korak 1. Določite najprimernejši medij
Če dostopate do telefona bolj kot do dnevnega reda, poskusite v aplikaciji telefona zapisati seznam opravkov. Po drugi strani pa, če ne želite ves dan buljiti v zaslon telefona ali računalnika, ga poskusite zapisati na kos papirja ali poseben dnevni red. Če ni prilagojen vašim željam, je verjetno, da bo seznam opravil manj učinkovit.
Pravzaprav obstajajo aplikacije, kot so Any.do, Wunderlist in Pocket Lists, ki jih lahko prenesete in uporabite za učinkovitejše upravljanje vsakodnevnih dejavnosti
Korak 2. Naštejte vse, kar potrebujete za izvedbo
Aranžma se lahko napolni z manj pomembnimi stvarmi, kot so "Kopel" do pomembnih stvari, kot so "Zaključni material za predstavitev naslednjega tedna" ali "V naslednjem mesecu iščem mamino rojstnodnevno darilo". Kot lahko vidite, so tri naloge različne narave, pomembnosti in trajanja. Na tej stopnji ne hitite z njihovo kategorizacijo; samo zapišite vse naloge, odgovornosti ali dejavnosti, ki vam pridejo na misel.
- Na papir lahko zapišete vse, kar vam pride na misel. S tem se boste počutili olajšane in tudi ne boste pozabili na odgovornosti.
- Ta seznam je vaš glavni seznam opravkov.
Korak 3. Po potrebi prosite druge za pomoč
Ko sestavite seznam dejavnosti, ki jih je treba dokončati, se odločite, ali boste druge prosili za pomoč. Pravzaprav ne smete oklevati in prositi nekoga za pomoč, če se počutite resnično preobremenjeni ali imate zelo omejen čas! Izogibajte se želji, da bi stvari upravljali sami! Če lahko nalogo prenesete na koga drugega, to storite!
2. del 3: Upravljanje dejavnosti
Korak 1. Naloge, navedene na glavnem seznamu, razvrstite v kategorije
Ustvarite lahko na primer kategorije »odgovornost pri delu« in »odgovornost doma«. Tako boste lažje osredotočili svojo pozornost in energijo na vsako nalogo. Na primer, lahko prihranite več časa, če vam med delom ni treba preverjati kategorije »odgovornost doma«.
Če želite povečati produktivnost, si predstavljajte, da vse svoje naloge postavljate pred hodnikom. Ko to storite, poskusite odpraviti moteče zvoke in se osredotočite na določen nabor nalog. Z drugimi besedami, nehajte skrbeti za nepotrebne naloge ali odgovornosti tisti dan
Korak 2. Naredite seznam dejavnosti samo za en dan
S tem boste lažje upravljali svoje odgovornosti v skladu z njihovimi prednostnimi nalogami. Poleg tega se tudi ne boste počutili obremenjeni, ker "nimate" odgovornosti, ki jih morate opraviti jutri, naslednji teden ali celo naslednji mesec! Osredotočite se na tisto, kar lahko dokončate v 24 urah. V idealnem primeru število dejavnosti, ki jih morate opraviti v enem dnevu, ne sme presegati deset ali celo petih dejavnosti.
- Če ne veste, kje začeti, poskusite pospešiti spanje. Katere naloge je treba v tistem času res opraviti? Ko ga najdete, ga dodajte na seznam prioritet!
- Uporabite glavni seznam opravil kot referenco za vsakodnevna opravila. Ko naredite seznam opravkov ali vsakodnevno opravilo, se takoj znebite glavnega seznama opravil!
Korak 3. Ocenite trajanje vsake naloge ali odgovornosti
Razmišljajte realno! Če ne porabite dovolj časa ali ste preveč obsedeni s tem, da vsako nalogo opravite čim hitreje, vas bo bolj verjetno napadel večji stres. Verjemite, če nenehno zmedeni, ne boste mogli produktivno delati. Zato objektivno in realno izmerite trajanje vsake naloge in na podlagi te ocene načrtujte svoj urnik dejavnosti.
Med vsako odgovornostjo pustite približno 10-15 minut. Pravzaprav se brez premora ne morete premakniti iz ene naloge v drugo, kajne?
Korak 4. Ustvarite seznam opravil, da bo videti bolj zanimiv
Čeprav se zdi manj pomembno, lahko ta dejanja dejansko spremenijo vaš pogled na seznam opravkov v bolj pozitivno smer! Poskusite napisati ali vnesti seznam opravkov v svoji najljubši barvi, ga prilepiti na zanimiv barvni karton ali ga oblikovati v telefonu. Naredite vse, kar je potrebno, da povečate svojo motivacijo, da izpolnite različne odgovornosti v njem!
3. del 3: Ohranjanje zavez
Korak 1. Zapišite rok za vsako nalogo, navedeno na glavnem seznamu opravil
Verjemite mi, s tem boste lažje sestavili dnevni seznam opravkov, še posebej, ker se zaradi nakopičenih odgovornosti pozabite na naloge, ki veljajo za manj pomembne ali nujne. Naredite dnevni seznam, pri tem pa upoštevajte roke za vsako nalogo, navedeno na glavnem seznamu!
- Če naloga ali odgovornost nimata roka, jo poskusite določiti sami.
- Brez jasnega in strukturiranega načrta se lahko zanemarjajo zanemarljive odgovornosti.
2. korak Seznam postavite na mesto, kjer si ga lahko pogosto ogledate
Nima smisla sestavljati seznama opravil, če papir nato položite v predal in pozabite. Zato vedno postavite seznam tam, kjer ga pogosto vidite! Tako ga ne boste pozabili in bili boste bolj motivirani, da boste hitro opravili vse odgovornosti v njem.
Seznam vzemite s seboj kamor koli greste. Kopijo po potrebi nalepite na kopalniško ogledalo ali pa jo položite v torbico. Prepričajte se, da jih lahko preprosto vidite in dostopate
Korak 3. Dajte nekomu kopijo vašega seznama opravil
Lahko ga na primer podarite staršem, prijatelju, zakoncu ali sodelavcu; najpomembneje pa je, da oseba spremlja vaš napredek. Če kdo drug pozna seznam opravkov, se boste še bolj neradi odlašali, kajne?
