Obstajata dve vrsti načrtov upravljanja sprememb. Prva vrsta načrta obravnava vpliv sprememb na organizacijo, kar olajša prehod. Druga vrsta načrta spremlja posebne spremembe projekta, kar ima za posledico jasen zapis o spremembah obsega projekta. Namen obeh načrtov je jasno in natančno sporočiti, kaj je treba storiti.
Korak
Metoda 1 od 2: Pisanje načrta za upravljanje organizacijskih sprememb
Korak 1. Pokažite razlog za spremembo
Naštejte dejavnike, ki so vplivali na odločitev o spremembi, na primer slabo delovanje, novo tehnologijo ali spremembo poslanstva organizacije.
Eden od pristopov, ki jih je mogoče uporabiti, je opis trenutnega stanja in prihodnjih razmer, ki jih želi organizacija ustvariti
2. korak Določite vrsto in obseg spremembe
Na kratko opišite naravo projekta spremembe. Ugotovite, ali bo ta sprememba vplivala na naziv delovnega mesta, poslovne procese, spremembe politike in/ali organizacijsko strukturo. Navedite oddelke, delovne skupine, sisteme ali druge komponente, ki se bodo spremenile.
Korak 3. Opišite podporo zainteresiranih strani
Navedite vse strani, na katere bo predlagana sprememba vplivala, na primer višje vodstvo, vodje projektov, sponzorje projektov, končne uporabnike in/ali zaposlene. Za vsako stranko zapišite, ali stranka podpira spremembo.
- Razmislite o ustvarjanju diagrama, ki bo to jasno in jedrnato sporočil. Eden od primerov je navesti ozaveščenost, raven podpore in vpliv vsake stranke, razvrščene po lestvici visoka/srednja/nizka.
- Če je mogoče, opravite osebni razgovor za merjenje podpore.
Korak 4. Sestavite skupino za upravljanje sprememb
Ta skupina je odgovorna za zagotavljanje informacij vsem strankam, poslušanje pomislekov in zagotavljanje čim bolj gladkega procesa sprememb. Izberite ljudi, ki imajo verodostojnost v organizaciji in dobre komunikacijske sposobnosti.
Ta ekipa bi morala imeti tudi člane z višje izvršilne ravni. Poudarite, da so odgovorni za spodbujanje sprememb, ne le za odobritev
Korak 5. Razviti pristop k upravljanju
Popolna podpora pomembnih ljudi v organizaciji je zelo pomembna za uspeh spremembe. Dajte starejšim zaposlenim možnost, da posredujejo povratne informacije in skupaj z njimi ustvarijo aktivno vlogo pri dokazovanju in vodenju sprememb.
Korak 6. Ustvarite načrt za vsako zainteresirano stran
Ocenite tveganja in skrbi vseh strani, tudi tistih, ki podpirajo spremembe. Za reševanje težav dodelite vodstveno skupino.
Korak 7. Ustvarite komunikacijski načrt
Komunikacija je najpomembnejša komponenta pri upravljanju sprememb. Redno komunicirajte z ljudmi, ki jih je sprememba prizadela. Poudarite razloge za spremembo in koristi, ki jih lahko dobite s spremembo.
- Zainteresirane strani bi morale sprejeti dvostransko osebno komunikacijo. Srečanja iz oči v oči ali iz oči v oči so zelo pomembna.
- Sporočilo bi moralo priti od visokega pokrovitelja sprememb, od vašega neposrednega nadzornika in od drugih, ki jim zaupajo zainteresirane strani. Vsa sporočila morajo prenesti dosledno sporočilo.
Korak 8. Spremljajte tekmo
Vedno so tisti, ki se upirajo spremembam. Ta tekma je na individualni ravni. Torej, komunicirajte z osebo, da razumete njeno razmišljanje. Spremljajte pritožbe, da jih lahko obravnava skupina za upravljanje sprememb. Pogosti razlogi za odpor so:
- Brez motivacije za spremembe, brez občutka nujnosti
- Ne razumejo celotnega stanja ali zakaj so potrebne spremembe
- Pomanjkanje vnosa v proces
- Negotovost glede varnosti zaposlitve, prihodnjih vlog ali zahtev in spretnosti, potrebnih za opravljanje prihodnjih delovnih mest.
- Neizpolnitev pričakovanj glede izvajanja sprememb ali komunikacije
Korak 9. Premagajte ovire
Mnoge pritožbe je treba rešiti z izboljšanjem komunikacije ali spreminjanjem komunikacijskih strategij za obravnavo posebnih vprašanj. Nekatere pritožbe zahtevajo dodaten pristop, ki ga lahko vključite kot del načrta ali pa ga prenesete na vodstveno skupino, da lahko naredi, kar je potrebno. Razmislite, kateri koraki so primerni v vaši organizaciji:
- Za menjavo vlog ali delovnih procesov dajte prednost usposabljanju zaposlenih.
- Če napovedujete nizko moralo ali stresno prehodno obdobje, se lotite dogodkov v podjetju ali zaslužkov zaposlenih.
- Če zainteresirane strani niso motivirane za spremembo, spodbudite.
- Če se zainteresirane strani ne počutijo vključene v proces sprememb, skličite sestanek, da zberete povratne informacije in razmislite o spremembi načrtov.
Metoda 2 od 2: Spremljanje sprememb projekta
Korak 1. Določite vlogo upravljanja sprememb
Naredite seznam mest, ki bodo imenovana za ta projekt. Opišite odgovornosti in spretnosti, potrebne za vsako delovno mesto. Vključite najmanj vodjo projekta za vsakodnevne spremembe in sponzorja projekta za spremljanje splošnega napredka in odločitve o večjih spremembah.
Za obsežen projekt v veliki organizaciji razdelite vlogo vodje projekta na več ljudi s specializiranim znanjem
Korak 2. Razmislite o ustvarjanju nadzorne plošče za spremembe
Projekti za razvoj programske opreme imajo na splošno nadzorni odbor za spremembe, ki ga sestavljajo predstavniki vsake od zainteresiranih skupin. Ta odbor odobrava zahteve za spremembe, ne vodja projekta in sporoča odločitve zainteresiranim stranem. Ta pristop dobro deluje pri projektih, ki vključujejo več skupin in projektov, katerih minimalni obseg in cilji pogosto zahtevajo ponovno oceno.
Korak 3. Ustvarite postopek za uresničevanje zahtev za spremembe
Ko nekdo iz ekipe za menjavo ugotovi naslednji korak, kako idejo spremenite v resničnost? Opišite ta postopek s soglasjem ekipe. Primer:
- Člani ekipe izpolnijo obrazec za zahtevo za spremembo in ga pošljejo vodji projekta.
- Vodja projekta vnese obrazec v zapis zahteve za spremembo in ga prilagodi, ko se spremembe izvedejo ali zavrnejo.
- Vodja prosi člane ekipe, naj napišejo poseben načrt in ocenijo, koliko truda bo potrebno.
- Vodja projekta pošlje načrt sponzorju projekta v odobritev ali zavrnitev.
- Izvedite spremembe. Zainteresirane strani so redno obveščene o razvoju dogodkov.
Korak 4. Ustvarite obrazec za spremembo
Spodnje podatke je treba vključiti vsakič, ko je podana zahteva za spremembo, in jih vnesti v dnevnik sprememb:
- Spremenite datum zahteve
- Spremenite številko zahteve, ki jo dodeli vodja projekta
- Naslov in razlaga
- Ime prosilca, e -poštni naslov in telefonska številka
- Prednost (visoka, srednja ali nizka). Načrti upravljanja nujnih sprememb lahko zahtevajo posebne roke.
- Številka izdelka in različice (za projekte programske opreme)
Korak 5. V opombe o spremembah vnesite dodatne podatke
Zapisi sprememb bi morali zabeležiti odločitve in izvajanje. Poleg podatkov, prepisanih iz obrazca za zahtevo za spremembo, morate pripraviti mesto za pisanje naslednjega:
- Znak odobritve ali zavrnitve
- Podpis osebe, ki zahtevo odobri ali zavrne
- Spremenite rok za izvedbo
- Spremenite datum zaključka
Korak 6. Spremljajte pomembne odločitve
Poleg dnevnih zapiskov bo za projekt koristno spremljanje pomembnih odločitev. Ti zapisi vam bodo olajšali spremljanje dolgoročnih projektov ali projektov, pri katerih se vodstvo spreminja. Ti zapisi lahko vodijo tudi komunikacijo s strankami ali višjim vodstvom. Za kakršne koli spremembe rokov, obsega ali zahtev projekta, stopnje prioritete ali strategije vključite naslednje podatke:
- Ljudje, ki sprejemajo odločitve
- Datum odločitve
- Povzetek razlogov za odločitev in postopek odločanja. Vključite dokumente, povezane s tem postopkom.
