Račun je seznam cen prodanega blaga ali opravljenih storitev. Microsoft Word vam omogoča ustvarjanje računov z obstoječimi predlogami ali z lastno zasnovo. Spodnji koraki vas vodijo pri ustvarjanju računov v Wordu 2003, 2007 in 2010.
Korak
Metoda 1 od 1: Prenos že pripravljenih predlog
Korak 1. Ustvarite nov dokument
Čeprav že pripravljena predloga ni nov dokument, začnite obračunavati, kot da ustvarjate nov dokument.
- V Wordu 2003 v meniju Datoteka izberite »Novo«.
- V Wordu 2007 kliknite gumb Office v zgornjem levem kotu okna, nato v meniju Datoteka izberite »Novo«.
- V Wordu 2010 kliknite zavihek Datoteka in na seznamu možnosti na levi strani okna izberite možnost Nova.
- Ne kliknite Nove orodne vrstice v Wordu 2003 ali gumba Novo v orodni vrstici za hitri dostop v Wordu 2007/2010. Gumb omogoča samo ustvarjanje novega dokumenta s predlogo Normal.dot ali Normal.dotx. To metodo uporabite, če želite ustvariti račun iz praznega dokumenta.
Korak 2. Poiščite želeno predlogo
- V Wordu 2003 in 2007 izberite Računi v možnosti »Razpoložljive predloge za Office« na levi strani podokna opravil Nov dokument. Na seznamu v srednjem oknu izberite vrsto predloge, nato izberite eno od prikazanih predlog za obračun.
- V Wordu 2010 izberite Računi v razdelku Razpoložljive predloge za Office v predlogah Office.com. Dvokliknite mapo predloge, ki jo želite ustvariti, nato izberite eno od prikazanih predlog za obračun.
Korak 3. Prenesite predlogo s klikom na gumb "Prenesi" na sredini zaslona
Nato lahko račun spremenite tako, da so podatki na voljo na dnu tega članka. Po spremembah prihranite stroške.
Do predlog za obračun za Word in Excel lahko dostopate tudi neposredno z Microsoftovega spletnega mesta na naslovu https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex=1.. Prepričajte se, da ste izbrali ustrezne račun. z vašo različico Worda
Korak 4. Drugi način:
Ustvarjanje računov iz praznih dokumentov
Korak 5. Ustvarite glavo računa
Zapišite ime svojega podjetja in vključite ustrezen opis »Obračunavanje«. Na primer, "Ponudbe" lahko navedete, če dokument služi le kot ponudba, ne pa kot račun.
- Glavo lahko vključite na vrh strani ali uporabite Wordovo funkcijo glave. Če uporabljate Wordovo funkcijo glave in predvidevate, da bo račun presegel en list, lahko uporabite možnost Različna prva stran, če želite na prvi strani navesti celotne glave in naslove povzetka na naslednjih straneh.
- Ime podjetja mora biti v isti pisavi kot drugi materiali vašega podjetja.
- Izpisek obračuna mora biti napisan v velikosti, ki je dovolj velika, da ga lahko prejemnik dokumenta prepozna.
Korak 6. Datum zaračunavanja napišite na vrhu dokumenta, desno od izpisa obračuna
Vendar vam ni treba vključiti tako velikega datuma, kot je opis.
Word ima funkcijo samodejnega datuma, ki vam lahko vstavi današnji datum. Čeprav je zelo uporabno, ne uporabljajte te funkcije za račune, poslane v elektronski obliki, ker se bo datum ob odprtju dokumenta še naprej spreminjal. Čeprav se datum hrambe ne bo spremenil, bo obračun upošteval datum na računu, da bi ugotovil, kdaj ste bili plačani
Korak 7. Številko računa
Ta številka bi morala biti tudi na vrhu računa. Številčenje računov vam bo olajšalo spremljanje vaših računov, če imate odprtih več računov. Račun lahko oštevilčite na dva načina:
- Globalno oštevilčevanje, ki ni povezano s odjemalci. Tako lahko vse dokumente o obračunu shranite v eno mapo.
- Posebno oštevilčenje za vsako stranko. To oštevilčenje uporabite, če želite za vsako stranko ustvariti ločeno mapo. Morda boste želeli del imena stranke vključiti v številko za izstavitev računa, na primer "Swithin1".
Korak 8. Prikažite naslov pošiljatelja in prejemnika
Na računu vključite svoj naslov in ime ter naslov stranke.
Vaši kontaktni podatki morajo vsebovati ime podjetja, ime upravičenca, naslov stranke ter po potrebi telefon, faks in e-poštni naslov
Korak 9. Zapišite podatke za obračun
Funkcija tabele v programu Microsoft Word vam olajša ustvarjanje vrstic in stolpcev za podatke o obračunu, kot so količina artikla, opis artikla/storitve, cena na enoto/cena storitve in skupna cena za kupljeni izdelek.
Funkcija tabele v Wordu omogoča tudi izračune. Namesto da ročno izračunate skupno ceno kupljenega artikla, lahko količino preprosto pomnožite s ceno. Po tem lahko izračunate vse vmesne vsote, da najdete skupni račun
Korak 10. Skupni račun napišite na desno stran računa, tik pod ceno na kos
Za lažji ogled lahko poravnate celotno zaračunavanje.
Če zaračunavate prometni davek, pokažite vmesni seštevek vsega blaga/storitev, nato zapišite obračunani davek in vključite odstotek davka levo od vrednosti davka. Nato zapišite skupni račun pod njim
Korak 11. Vključite plačilna pravila
Pravila plačila lahko prikažete na vrhu ali na dnu podatkov za obračun. Pogosto uporabljeno pravilo plačila je "plačaj, ko račun prispe". "zapadlo v 14 dneh", "zapadlo v 30 dneh" ali "zapadlo v 60 dneh".
Morda boste želeli na dnu računa priložiti beležko, v kateri bodo pojasnjeni načini plačila, splošni podatki ali zahvala odjemalcu za uporabo vaše storitve
Korak 12. Shranite račun z imenom, ki ga je enostavno razumeti, in opisuje vrsto računa
Vključite lahko tudi ime podjetja, številko računa in ime odjemalca.
Nasveti
- Ko shranite dokument z računom, ga lahko uporabite kot predlogo za ustvarjanje drugega računa z uporabo funkcije "Novo iz obstoječega" pri ustvarjanju novega računa. Račune lahko shranite tudi v obliki predloge.dot ali.dotx za prihodnjo uporabo.
- Drug način za ogled računov in drugih informacij je, da ustvarite delovni zvezek Microsoft Excel in prilepite povezavo do datoteke iz računa v Wordovi obliki. Ko posodobite delovni zvezek, z desno miškino tipko kliknite prilepljeni delovni list in izberite »Posodobi povezavo«, če si želite ogledati spremembe.
