Standardni operativni postopek (SOP) je dokument, ki vsebuje informacije o korakih za izvedbo naloge. Obstoječi SOP bo morda treba le spremeniti in posodobiti, ali pa ste morda v scenariju, ko morate pisati iz nič. Morda se zdi veliko dela, vendar je to res zelo, zelo, "zelo" izčrpen seznam. Za začetek si oglejte 1. korak.
Korak
1. del od 3: Ustvarjanje formata SOP
Korak 1. Izberite obliko
Pri pisanju SOP ni prav ali narobe. Vendar pa ima vaše podjetje lahko nekaj SOP -jev, ki jih lahko uporabite kot priročnik za oblikovanje, ki opisuje najprimernejši način izvajanja naloge. V tem primeru uporabite obstoječi SOP kot predlogo. Če temu ni tako, imate na voljo več možnosti:
- Oblika preprostih korakov. To je za rutinski postopek, ki je kratek, ima več možnih rezultatov in je naravnost bistven. Poleg potrebne dokumentacije in varnostnih smernic je ta dokument le seznam preprostih stavkov, ki vsebujejo ukaze za izvršitev za bralca.
- Oblika po korakih. To na splošno velja za dolge postopke - postopke, ki so več kot deset korakov in vključujejo nekaj odločanja, pojasnila in terminologijo. Ta seznam je na splošno glavni korak s podkoraki v določenem vrstnem redu.
- Oblika diagrama poteka. Če je postopek bolj podoben zemljevidu z neskončnimi možnimi izidi, je morda najboljši diagram poteka. To obliko morate izbrati, če rezultati niso vedno predvidljivi.
Korak 2. Upoštevajte svoje bralce
Preden napišete SOP, morate upoštevati tri glavne dejavnike:
- Predznanje vaših bralcev. So seznanjeni z vašo organizacijo in njenimi postopki? Ali poznajo terminologijo? Vaš jezik mora ustrezati bralčevemu znanju in naložbam.
- Jezikovne spretnosti vašega bralca. Ali obstaja možnost, da bodo ljudje, ki ne razumejo vašega jezika, "prebrali" vaš SOP? Če je to mogoče, je dobro, da slike in diagrame vključite z napisi.
- Vaše bralstvo. Če vaš SOP bere več ljudi (vsak z drugo vlogo), morate dokument oblikovati kot pogovor v predstavi: uporabnik 1 izvede dejanje, sledi mu uporabnik 2 itd. Tako lahko vsak bralec vidi, kako postanejo sestavni del nemotenega poslovanja motorja.
Korak 3. Upoštevajte svoje znanje
Bistvo je: Ali ste prava oseba, da to napišete? Ali veste, kaj vključuje ta postopek? Ali obstaja možnost napake? Kako to narediti varno? V nasprotnem primeru je bolje, da ga podarite nekomu drugemu. Slabo napisani SOP - ali celo netočni - ne bodo le zmanjšali produktivnosti in lahko povzročijo organizacijske napake, ampak so lahko tudi nevarni in negativno vplivajo na vse, od vaše ekipe do okolja. Skratka, to ni tveganje, ki bi ga morali prevzeti.
Če je to projekt, ki vam je dan in čutite, da ga morate (ali ste dolžni) dokončati, se ne sramujte, če prosite za pomoč tiste, ki opravljajo vsakodnevne postopke. Izvajanje intervjujev je običajen del procesa oblikovanja SOP
Korak 4. Odločite se med kratkimi ali dolgimi SOP
Če pišete ali posodabljate SOP za skupino posameznikov, ki poznajo protokole, terminologijo itd. In bi imeli koristi od kratkega, jedrnatega SOP, ki je bolj kontrolni seznam, ga lahko napišete v skrajšani obliki.
Poleg osnovnih ciljev in ustreznih informacij (datum, avtor, identifikacijska številka itd.) Je to le kratek seznam korakov. Če podrobnosti ali pojasnilo niso potrebne, morate to narediti tako
Korak 5. Zapomnite si namen svojega SOP
Jasno je, da imate v svoji organizaciji postopke, ki se ponavljajo vedno znova. Toda ali obstaja poseben razlog, zakaj je ta SOP uporaben? Bi moral biti poudarek na varnosti? Ukrepi za skladnost? Ali se ta SOP uporablja za usposabljanje ali za vsakodnevne dejavnosti? Tu je nekaj razlogov, zakaj so vaši SOP pomembni za uspeh vaše ekipe:
- Za zagotovitev izpolnjevanja standardov skladnosti
- Za povečanje proizvodnih zahtev
- Zagotoviti, da postopek nima slabega vpliva na okolje
- Za zagotovitev varnosti
- Da bo vse potekalo po urniku
- Za preprečitev proizvodnih napak
-
Uporablja se kot dokument za usposabljanje
Če veste, kaj mora vaš SOP poudariti, boste lažje gradili svoje pisanje okoli teh točk. Prav tako boste lažje ugotovili, kako pomemben je vaš SOP
2. del 3: Pisanje SOP -a
Korak 1. Pokrijte zahtevani material
Na splošno so tehnični SOP sestavljeni iz štirih elementov, ki so "ločeni" od samega postopka:
- Naslovna stran. To vključuje 1) naslov postopka, 2) identifikacijsko številko SOP, 3) datum njegove izdaje ali revizije, 4) ime agencije/oddelka/podružnice, kjer je bil SOP uporabljen, in 5) podpis tistih, ki so pripravili in potrdili SOP. Ta razdelek lahko uporablja katero koli obliko, če so posredovane informacije jasne.
- seznam vsebin. Za lažjo uporabo je to potrebno le, če je vaš SOP dovolj dolg. Tukaj boste našli preprost standardni okvir.
- Zagotavljanje kakovosti/kontrola kakovosti. Postopek ni dober postopek, če ga ni mogoče pregledati. Pripravite potrebno gradivo in podrobnosti, da bodo bralci prepričani, da bodo dosegli želene rezultate. To gradivo lahko vključuje druge dokumente, na primer vzorce vrednotenja uspešnosti.
-
Referenca. Zapišite vse uporabljene ali pomembne reference. Če uporabljate druge reference SOP, obvezno priložite zahtevane podatke v prilogi.
Vaša organizacija ima lahko drugačen protokol kot ta SOP. Če lahko uporabite prejšnji SOP, prezrite to strukturo in sledite izvedenemu postopku
2. korak Za sam postopek vključite naslednje:
- Področje uporabe in uporaba. Z drugimi besedami, opisuje namen procesa, njegove omejitve in kako se postopek uporablja. Zajema standarde, regulativne zahteve, vloge in odgovornosti ter vložke in rezultate.
-
Metodologija in postopki.
Bistvo zadeve - podrobno naštejte pomembne korake, vključno s potrebno opremo. Vključite zaporedne postopke in dejavnike odločanja. Navedite "predpostavko" in možne motnje ali varnostne vidike.
- Pojasnilo terminologije. Pojasnite kratice, okrajšave in vse besedne zveze, ki niso skupni izrazi.
- Opozorilo za zdravje in varnost. Zapisano v ločenem razdelku in skupaj s koraki, ko pride do težave. Ne preskočite tega razdelka.
-
Oprema in potrebščine.
Popoln seznam potrebnih stvari ter kdaj in kje najti opremo, standarde opreme itd.
-
Opozorila in prekinitve. V bistvu del za odpravljanje težav. Naštejte možne težave, ki bi se lahko pojavile, na kaj morate biti pozorni in kaj bi lahko vplivalo na idealni končni izdelek.
- Vsaki od teh tem dajte svoj razdelek (na splošno označen s številkami ali črkami), tako da vaš SOP ne vsebuje zmedenih dolgih stavkov in za lažje sklicevanje.
- To ni popoln seznam, ampak le majhen del postopkovnih korakov. Vaša organizacija lahko omenja druge vidike, na katere je treba biti pozoren.
Korak 3. Naj bo vaše pisanje jedrnato in lahko berljivo
Verjetno se vaši bralci za zabavo niso odločili prebrati tega SOP -a. Ta dokument želite ohraniti kratek in jasen - v nasprotnem primeru se bo njihova pozornost premaknila in dokument se jim bo zdel strašljiv in težko razumljiv. Na splošno naj bodo vaši stavki čim krajši.
- Tu je slab primer: Preden začnete z uporabo, očistite ves prah iz odprtine za zrak.
- Dober primer je naslednji: Pred uporabo odstranite ves prah iz odtoka za zrak.
- Na splošno ne uporabljajte besede "ti". To besedo je treba implicirati. Govorite z aktivnim glasom in začnite stavke z ukaznimi glagoli.
Korak 4. Po potrebi opravite razgovor z uradniki, ki so vključeni v postopek dokončanja naloge
Zadnja stvar, ki jo želite narediti, je napisati popolnoma netočen SOP. Ogrožate varnost, učinkovitost, čas ekipe in razlagate postopek brez ustreznega premisleka - nekaj, kar bi se lahko vašim soigralcem zdelo žaljivo. Če je potrebno, postavite vprašanja! Seveda boste želeli napisati natančen postopek.
Če ne veste, lahko vprašate različne vire, da pokrijete vse vloge in odgovornosti. En član ekipe ne sme upoštevati standardnih operativnih postopkov ali pa je drugi član lahko vključen le v del postopka
Korak 5. Razdelite dolgo besedilo na diagrame in diagrame poteka
Če vključite določen korak ali dva, ki vas prestrašijo, ustvarite grafikon ali diagram, ki bo bralcem olajšal. To bo olajšalo branje dokumenta in mu dalo um, potem ko bo poskušal vse razumeti. Poleg tega bodo vaši dokumenti popolnejši in bolje napisani.
Ne vključujte grafikonov ali diagramov samo zato, da okrepite svoj SOP; to storite le, kadar je to potrebno ali če poskušate premostiti jezikovno oviro
Korak 6. Prepričajte se, da ima vsaka stran zapis kontrolnega dokumenta
Vaš SOP je najverjetneje eden izmed mnogih - zato ima vaša organizacija verjetno nekakšno veliko bazo podatkov, ki vse katalogizira s posebnim referenčnim sistemom. Vaš SOP je del tega referenčnega sistema, zato je treba najti določeno vrsto kode. Tu se vam bo zapis zdel uporaben.
Vsaka stran mora imeti v zgornjem desnem kotu (v večini formatov) kratek naslov ali identifikacijsko številko, revizijsko številko, datum in "stran # od #". Morda boste potrebovali opombo (ali zgornji zapis zapisali v opombo), odvisno od želja vaše organizacije
3. del 3: Zagotavljanje uspeha in natančnosti
Korak 1. Preizkusite postopek
Če ne želite preizkusiti svojega postopka, ga verjetno niste dobro napisali. Naj vas nekdo, ki ima omejeno znanje o postopku (ali splošni predstavnik bralca), uporabi vaš SOP za vodenje. Na katere težave so naleteli? Če je tako, odpravite težavo in opravite potrebna popravila.
- Najbolje je, da vaš SOP preizkusi več ljudi. Različni posamezniki bodo imeli različne težave, ki omogočajo različne vrste odzivov (za katere se pričakuje, da bodo koristni)
- Ne pozabite preizkusiti postopka pri nekom, ki še nikoli ni bil opravljen. Vsi, ki imajo predznanje, se bodo pri izvajanju korakov naloge zanašali na svoje znanje in ne na vaš SOP, zato vaš cilj ni dosežen.
2. korak Osebe, ki izvajajo postopek, pregledajo vaš SOP
Na koncu mnenje vašega šefa o SOP -u sploh ni pomembno. Ta SOP je pomemben za tiste, ki dejansko opravljajo povezano delo. Zato, preden pošljete SOP šefu, pokažite delo ljudem, ki bodo opravljali (ali so opravili) s tem povezano delo. Kaj menijo?
Če jih vključite in se počutite kot del procesa, boste lažje sprejeli vaše SOP. Morda imajo celo nekaj odličnih idej
Korak 3. Vaš svetovalec in ekipa za zagotavljanje kakovosti naj pregledata SOP
Ko vam ekipa da zeleno luč, jo pošljite svojemu svetovalcu. Vnos, ki ga dajejo dejanski vsebini, je lahko manjši, vendar vam bodo povedali, ali vaš SOP izpolnjuje zahteve glede oblike, če ste kaj zamudili, pa tudi protokol za formalizacijo SOP in vnos v sistem.
- Neposredne SOP za odobritev z uporabo sistema za upravljanje dokumentov, da se zagotovi revizijska sled teh odobritev. Ta postopek se lahko razlikuje od organizacije do organizacije. V bistvu želite, da stvari ustrezajo smernicam in pravilom.
- Pooblaščeni podpisi so potrebni, čeprav večina organizacij zdaj ne moti, da sprejme elektronske podpise.
Korak 4. Ko bo odobren, začnite izvajati SOP
To je lahko formalno usposabljanje za zadevnega zaposlenega (izobraževanje v razredu, računalniško usposabljanje itd.) Ali pa pomeni, da vaš SOP papir visi v kopalnici. Karkoli že je, širite svoje delo! Trdo ste delali, da vam je uspelo. Čas je, da dobite pohvale!
Poskrbite, da bodo vaši SOP posodobljeni. Če je ta SOP zastarel, ga posodobite, posodobitve ponovno odobrite in dokumentirajte, nato pa po potrebi ponovno razdelite SOP. Varnost, produktivnost in uspeh vaše ekipe so odvisni od teh SOP
Nasveti
- Ne pozabite vedno vključiti zainteresiranih strani, tako da je dokumentiran proces dejanski proces.
- Preverite jasnost. Prepričajte se, da ni dvojnih razlag. Pokažite postopek nekomu, ki postopka ne pozna, in ga prosite, naj pove, kaj misli o postopku; Morda boste presenečeni.
- Uporabite diagrame poteka in podobe slik, da bralci jasno vidijo postopek.
- Za razlago korakov uporabite preprosto indonezijsko.
- Prosite ljudi, da pregledajo vaš dokument, preden dobijo odobritev.
- Poskrbite, da bo zgodovina dokumentov zabeležena za vsako spremembo različice.
